Innlevering dokumenter. Hvordan til fil dokumentene?

Før han begynte i dokumentasjonen som kreves mest grundige bekjentskap med det store antallet nødvendige instrukser om forhold dokumenter og arkivbehandling. Disse normene - komplekse, og inneholder et stort antall ulike små detaljer og nyanser. Hvordan hem dokumenter hjørnet? Som inneholder en liste vedlagt? Kan jeg sy regnskapsdokumenter termoperepletnoy maskin? Nybegynner kontormedarbeider har noe å knuse hodet.

Push?

Ved første øyekast prosedyren for registrering av saken og la ballen inn i arkivet ganske enkel, men praksis viser det motsatte. Ved brudd på noen av reglene for institusjonen av kontoret vil nekte å godta trade-papir, og du må starte jobben på nytt. Dersom en slik situasjon har oppstått i livet ditt, kan du lese vår artikkel - vi vil prøve å sortere ut dette problemet.

Hvorfor sutureres dokumenter? Er det noen regler der denne prosedyren er regulert? Ja, og de er mange. Vi snakker først og fremst om de metodiske anbefalinger om saksbehandling, som ble vedtatt i desember 2009, rekkefølgen på Statsarkivet. I andre sving - på GOST 51141, dedikert til å arkivere virksomhet og kontoradministrasjon og inneholder alle nødvendige definisjoner og begreper. I tillegg er det andre juridiske normer, i henhold til hvilken det kryssbundne dokumentasjon.

La oss starte med dekselet

Hvis teateret begynner med en kleshenger, da vår prosedyre - ikke bare med dekselet. Og valget av en papp "crust" - en av de første oppgavene i ferd med å "innpakning" av dokumentet. Ved første øyekast vil du ikke finne en forskjell mellom de mange eksisterende varianter. Men ser nærmere, forstår du at dekselet er standard, ikke-standard, og brukes til langtidslagring.

Oftest kan du møte en standard omslag format 229h324 mm. Det er brukt i alle tilfeller der utvalgsstørrelsen stiftede ark. Hvis en eller annen grunn dokumentet har en ganske spesifikke og utseende parametere krever en ikke-standard variasjon dekselet. Gå til siste sinnet forteller at der dokumentene er lagret fra 25 år eller mer.

Under loven, er slike deksler laget kun av solid papp på grunn av betydelig arbeidslivet. Tiltak bør iverksettes for å bevare den riktige dokumenttype og dets egnethet for bruk etter en alvorlig periode. Dokumenter som er beregnet for levering i State Archives, som er lagret i et deksel laget av et materiale slik som syre-fri papp.

La oss snakke om antallet ark

Før du sender de riktige dokumenter tråder, som alle er nødvendige for å bli lagt i riktig rekkefølge. Deretter nummerering prosedyre som utføres av en konvensjonell enkel blyant. Hovedregelen er - det er nummererte lister i stedet for dokumentsider. Arabisk tall festet til hvert ark i øvre høyre hjørne. I tillegg er våre merker ikke nødvendig å "gjennomgå" på teksten. Ved totalt antall ark gjelder ikke lager dokumenter.

Hva spissfindigheter eksisterer i nummereringen? Dersom antall løsblad dokumentene omfatter et brev eller noe slikt, første opptelt ved en konvolutt, og slå - hver innebygd i sine ark. Hvis antall innkommende enheter - over 250, laget for å dele den opp i flere volumer. Og hver av dem har sin egen nummerering.

Inside arkivere forretningsdokumenter kan være til stede, som har sine egne separate sidetall, for eksempel publisering av tidsskrifter. Men behandlingen av saken i arkivene, nummerert de av, blant andre, uten å forstyrre den generelle rekkefølgen.

Hvis en nestet liste er en stor format, det besluttet å utvide og sifferet i øvre høyre hjørne. Det skal gis fri tilgang til teksten. Hvis på et hvilket som helst av arkene limes fragmenter av umuligheten av deres separering, er alt av denne pakken nummerert som en. I dette tilfellet, er det sikkert å samle en oversikt over hver av de limte stykker, som er på baksiden eller på den ledige plassen. En indikasjon på det innlimte dokumentet av sikkerhet bør være skriftlig eller i notene til den totale beholdningen av indikerer navnet. Oftest disse investeringene er freelance sjekker, uttalelser eller bilder.

Feilrettinger og liste over dokumenter

I det tilfelle når det i løpet av operasjonen tillatt noen ikke altfor alvorlige feil (f.eks hoppet over par plater) i stedet for hele matrisen igjen omnummerering kan bruke bokstavbetegnelse. I dette tilfellet er tallene på de andre arkene ikke endret. Eliminering av slike feil er bare mulig etter avtale med arkivpersonalet. Dersom den detekterte grov feil, vil dokumentet bli nummerert på nytt. De gamle tall mens krysse ut så skånsomt som mulig og sette ned nye. I dette tilfellet er oppdatert nummerering igjen angivelig av sikkerhet inskripsjon.

Uten inventar du har ingen arkivering vil ikke bli akseptert. Informasjonen i den, for navnet på dokumentet, dato for tegning, merknader og direkte en tabell som viser serienummeret på ark, antall sedler og (om nødvendig). Fullført all informasjon om antall dokumenter i form av tall, dupliseres ord, så alle kontrasignert av Clerk med detaljer Navn

Hvordan arkivere dokumenter tråden

Siden tverrbindings prosedyren skal sikre at alle nødvendige materialer og verktøy på fingertuppene. I tillegg til sin egen virksomhet trenger en syl, nål, papp for arkivering av dokumenter og spesielle emner. Som den siste strømpe bank Hyssing, alvorlig eller proshivnymi tråd L-210. Siste slag som brukes for behovene til kontoret oftere.

Ved begynnelsen av dokumentet blir fjernet fra alle binders eller andre metallgjenstander, så saks arkene er glatt pen stabel. På venstre side i rommet felt er trehulls nål eller syl. Legg dem i midten av de beste gratis plass beregnet for venstre innrykk, dvs. en avstand på ca en og en halv centimeter. Denne observasjonen er viktig - fordi ellers etter innlevering av dokumenter vil de være vanskelig å lese.

Tips for enkelhets skyld

Hvis hullene har myke kanter for deg avgjørende, ta et hull punch. Men husk at for mye papir det "for tøft". Sørge for at alle tre hull ble plassert på en høyde jevnt og atskilt fra hverandre med en avstand på omkring 3 cm. Gjennomsnittet av dem skulle falle på midten av siden.

For å unngå skade på omslagsark og sammenbruddet av virksomheten er ofte anbefalt å plassere foran og bak blink styrke papp strimler. Gjennom det blir hoppet over tråden. Normal sin størrelse - 70 cm, men i hvert tilfelle den avhenger av tykkelsen av stabelen ..

Som boret hull 3

Her er innholdet i denne algoritmen innlevering dokumenter. Først blir nålen føres gjennom midten av åpningene, med baksiden av enden av tråden forblir. Fulgte Vdet på toppen av sine hull. Som et resultat av begge ender av stabelen vist på omsetning sydd ark. Nålen trekkes gjennom bunnen av hullene og snøring på forsiden. Så igjen utelate nålen inn i senterhullet. Så vår tråden ble trukket gjennom alle de nødvendige hullene, hvoretter begge ender er festet til baksiden av dokumentet en sterk knute. Tilbakeholdt endene en lengde på ca. 5 cm.

Direkte på sammenstillingen er limt fast et stykke papir med ord trygghet. Nedenfor ser vi på teknologien av sin produksjon.

Dokumentet kan sys og med 4 hull. Hvordan gjøre det? Prosedyren er ikke komplisert. Fire hull blir stanset ut vertikalt symmetrisk med anordningen på en felles akse. Forlater halen tråden på baksiden av den første åpning, gjennomfører masker firmware deretter å knytte en knute som er beskrevet ovenfor. Firmware bør kopieres to ganger for å sikre holdbarhet og pålitelighet.

av sikkerhet inskripsjon

Den neste fasen etter nummereringen og firmware - levering av vår virksomhet av sikkerhet inskripsjon. Hva er det? Dette klistremerket størrelse 4x6 cm med teksten "satt sammen og nummerert ark ..." (deres tall er angitt med et nummer, og ord). Det heter videre i stillingen til den ansatte, må du dokumentere dato og personlig signatur. Hvis du ønsker å forsegle sertifisering, må det også nevnes. Innskriften er limt på toppen av noden bandt oss tips av filamenter som i dette tilfellet må forbli gratis. Signatur pose ved slutten av prosedyren, når limet har tørket. Dette gjøres for å hindre at det sprer seg. Utskrift (hvis noen) feste delen til platekomponenten på selve etiketten.

Og bare etter en avtale sydd, nummerert, forseglet signert og forseglet, kan den sendes til arkivet.

Drikking av forsikring inskripsjon må være seriøse og imøtekommende. Det var hun - dokumentert av immunitet saken. Ved overtredelse av sin integritet eller dokumentere skjevhet ikke kan aksepteres kontrollorganer, eller kanskje hans utfordring i retten.

Hva og hvorfor syr

Det er obligatorisk alle stiftede dokumenter, på grunn av for innlevering i arkivet eller i noen av inspeksjonsorganene som skattemyndighetene, pensjons og mange slike. Du kan ikke ta tilbake dokumentene limt eller stiftet ved hjelp av en stiftemaskin. Som allerede nevnt, i tilfelle av avviks proceedings det du rett og slett ikke vil akseptere.

Slike prosedyrer er underlagt primært dokumenter som tilhører personal og økonomi. De som har fullført behandlingen av senere år skal deponeres i arkivet i organisasjonen eller bedriften. De spesielle arkivinstitusjonene sender saken med den forrige rettsoppbevaringsperioden. Det er bestemt ved lov, avhengig av type dokument. For eksempel er minst 75 år er nødvendig for å holde notarialforretninger poster, bøker og dokumenter av økonomiske hensyn personell informasjon.

Holdbarheten av design tegninger er mye mindre - bare 20 år gammel. Fotodokumentasjon gjort for å ta vare på 5 år. De arkivinstitusjoner skal deponeres i tilfelle av både offentlige og private virksomheter. Oppgaven med alle ikke-statlige aktører - å konkludere med Federal arkivtjeneste av denne kontrakten.

Man må huske at retten firmware dokumentet har bare én ansatt, som har denne plikten stavet ut i stillingsbeskrivelsen. I tilfelle av lav kvalitet sammensatte dokumentet gir noen sanksjoner, spesielt når det gjelder endringer eller mangel på visse viktige sider.

La oss vende tilbake til teknologien Binder

De ovenfor beskrevne kryssbindende metoder er egnet for både sikkerhetskopiering og skatt inspeksjon. Men innlevering av regnskap dokumenter, lagres i lang tid (over 10 år) bør være spesielt sterk - ofte på 5 hull. Av sikkerhet inskripsjon er fremstilt på en spesiell silkepapir, for å klart synlig klistremerke plassert under enheten, og det er ingen tvil om integriteten til dokumentet.

Dersom vilkårene i kontor hulling konvensjonelle papir driller, da, om nødvendig, å utstede store mengder papirdokumenter (for eksempel i utskrift) bruker profesjonelt utstyr i form av Boremaskiner eller en bindende maskin. Slike mekanismer har alvorlige kraft og kan enten være hånddrevet og utstyrt med en elektrisk drift.

maskin mekanisme

Med utgangspunkt i disse anlegg og maskiner - den klassiske metode for å bruke fjærer. En slik bokbinding Maskinen er utstyrt med en innretning for perforering. En annen mekanisme av dokumentet på spyd fjær av plast, hvoretter toppen og bunnen av enheten lagt kartong eller plastdeksler.

Fordelen med bindende maskinen er muligheten for binding av meget store dokumenter. Tykkelsen av blokken kan være opp til 500 sider. Og også - evnen til å slette eller supplere sider og ark allerede bundet dokumentet. Ulempene er ganske alvorlig, og kompleksiteten ikke er for høy styrke.

Hvis bokbinding maskin for innlevering dokumenter er utstyrt med metallfjærer, som er satt til et bestemt trinn og utstansede hull, henholdsvis, til det stilles de nevnte papir blokkene bæres på fleksibel fjærstål, som deretter blir sammenpresset og låst. Fordelene ved apparatet med metallfjærer - mer presentabel endelige form og forbedret pålitelighet sammenlignet med bindingen av plastfjærer. Men på samme tid for å sette inn eller ta arkene uten skader umulig.

I tillegg til fjæren, er det enheter som arbeider etter prinsippet for binding til plast kam, hvilke tenner curl. Det er også bindende for spiral, kjent for oss på kalenderen, notatbøker og dagbøker. Etter punching hull i dem viklet spiral (3-4 omdreininger manuelt, den annen automatisk).

Progress står ikke stille

Hva er termisk bindende? Det er en moderne maskin for innlevering dokumenter, som kan være raskt og deres ikke-avtakbar tilkobling. Med termoperepletnyh maskin kan fullføre et stort antall materialer, samt utarbeide individuelle kopier. Denne varianten er særlig egnet sendt rapporter, kontrakter og reklamemateriell.

Arbeide maskin av denne type ved anvendelse av binding termokoreshkov og termooblozhek med forskjellige farger og størrelser. Avhengig av antall ark er valgt termooblozhka tilfelle en viss tykkelse, så alt sammen plassert i maskinen. Den indre side av dekslet ende lo lag av polymerklebemiddel. Maskinen er forsynt med et varmeelement ved hjelp av hvilken polymeren er smeltet og alle arkene er forseglet i varm lag.