Hvordan skal føre et register over dokumenter i bedriften?

Hva er registrering av dokumenter, og hva det var for organisasjonen? La oss svare på dette spørsmålet i rekkefølge: først - "hva", og deretter - "hvorfor".

Således er den nevnte prosess fiksering ved mottak eller opprettelse av et dokument. I løpet av hans happening påføre en spesiell indeksen direkte på laget eller mottatt av organiseringen av papiret. Men dette er bare halve prosessen. Den andre delen - noe som gjør den relevant informasjon om "nykommere" i den spesielle registreringsskjemaet. Indeksen består vanligvis av flere deler. For det første er det serienummeret. Det kan bli supplert indeks utøvere, nomenklatur av tilfellene kvalifiseringskamp mottakere, og så videre. Komponentene kan være plassert i forskjellige sekvenser. Først, for eksempel, kan være et tall, og - nomenklaturen koden og sorteringsapparatet som benyttes kan være angitt på slutten. Men det motsatte kan også sekvens. Forresten, tildeling av spesielle rom, også inneholde en kombinasjon av bokstaver, preget og registrering av konstituerende dokumenter.

Jeg må si at selskapet eller firmaet skal være et globalt registreringsdokumenter. Det er, skal være løst uten unntak, forretningsdokumenter, både innkommende og utgående.

Videre bør det bemerkes at registreringsdokumenter i organisasjonen må oppfylle følgende krav:

• Single - eventuelle inngått eller opprettet poster registrert bare én gang. Hvis vi snakker om de interne ordrer, fra avdelingen der de reiser med den tildelte avdelingen i begynnelsen av nummeret (indeks). Denne regelen er like sant for tjenesten korrespondanse og hekk sjefen bestillinger.
• Aktualitet - her har vi i bakhodet at registreringen av mottatte verdipapirer fra utsiden, utføres i dag av opptak. Hvis vi snakker om de interne ordrer, instrukser eller ordre, kan de bli festet på signering av ansvarlige medarbeidere (maksimum - neste dag).
• Separasjon - har en personlig fiksering (innkommende, utgående ordre for hver rekke verdipapirvirksomhet notater, møtereferater, ordre og så videre).
• Uniformity - registrering er alltid utføres i henhold til de samme reglene. I denne formen for registrering er irrelevant.
• fullstendighet av essensen - ved å legge inn data i registreringsskjemaet du ønsker å vise så mye informasjon i den. Spesielt når det gjelder innholdet i et dokument.

I tillegg må fastsettelse av alle verdipapirer i selskapet utføres innen ett år (kalender).

Og nå er det tid til å svare på spørsmålet: "Hvorfor?" Brukes i organisasjonen registreringsdokumenter kan løse en rekke oppgaver. Tenk det mest slående eksempelet. Dersom det på slutten av kalenderåret til å ta og analysere serienumre, kan du spore vekst av informasjonsflyten. Denne informasjonen kan føre til at de legitime kravene fra sekretær til å øke lønnen hans (som et alternativ - å øke antall medlemmer av sekretariatet).