Memo - utgjør i henhold til kravene

Arbeidsflyt for enhver bedrift er en samling av papirer av ulik karakter, systematisert på en bestemt måte. Ett av dokumentene er et memo.

Generelle egenskaper og hensikten med et dokument

For å begynne, bør det bemerkes at intensjons - et arbeidsnotat som er informativ og samtidig en anbefaling. Den er utformet for å gi bedriften leder eller veileder. Dette dokumentet kan gjøres av noen ansatt i selskapet , av to grunner:

1. På initiativ fra den ansatte.
2. På oppdrag av manualen.

I alle fall, inneholder dette papiret detaljert informasjon om de spesifikke, individuelle spørsmål. Faktisk det - medarbeider uttrykt skriftlig. Det finnes tilfeller der avgjørelsen til leder av hensyn du må kjenne sine underordnede om omstendighetene rundt en sak. Da den ansatte må gjøre en begrunnet svar, og til slutt legge til din egen mening i form av konkrete forslag og anbefalinger. Følgelig er en slik merknad blir en personlig mening for den enkelte.

Ikke forveksle

Å bli akseptert for utarbeidelse av et dokument, må du vite nøyaktig hva som kreves for å gi. Noen typer forretningskorrespondanse er svært lik hverandre, og de kan lett forveksles. For eksempel forretnings notater er av tre typer: kontor, notater og forklarende. Samtidig er det tre store forskjeller, som ikke tillater en kunnskapsrik person å gjøre denne feilen mellom dem. Disse dokumentene varierer:

1. I henhold til adressaten, som er den personen de er ment. I motsetning til den offisielle, er en forklarende memorandum skrevet i navnet til nærmeste overordnede, og ansatte rapport, dessuten kan gjøres direkte til direktør i selskapet.

2. Tema og semantiske belastningen av den oppgitte informasjon. Gjenstand forklarende forstått direkte fra tittelen. Tjenesten er en del av virksomheten korrespondanse mellom de strukturelle divisjoner i selskapet. Subject memo kan være forskjellig:

• periodisk rapportering;
• en engangs formidling av informasjon om aktuelle saker.

3. Hvis tjenesten forklarende og er for bruk innen bedriften, kan memo være både innvendig og utvendig. I det første tilfellet, er det designet for styremedlemmer i selskapet, mens den andre - til en høyere domstol.

Når dokumentet er utarbeidet

Memorandum - er et nødvendig tiltak. Det er gjort når situasjonen kommer ut av kontroll og truet selskapet i alvorlig trøbbel. Med andre ord, må situasjonen bli kritisk. På dette punktet, bringer den ansatte til oppmerksomhet fra ledelse og en detaljert redegjørelse av fakta kjente til ham. Dette kan være en trussel mot gjennomføringen av en plan eller få den forventede overskudd. Dokumentet tar sikte på å trekke oppmerksomheten til ledere på dette problemet og prøve å løse situasjonen. Hver spesialist i sin egen måte representerer oppløsningen av situasjonen. I notatet beskriver han i detalj hans versjon og presenterer sine egne synspunkter på denne saken. For enkelhets skyld skal disse opplysningene gjøres ut i en helt fri form. Denne stilen gjør at du kan absolutt alle ansatte til å uttrykke sine synspunkter på en bestemt, enkel sak uten frykt for å bli misforstått av andre.

Årsaker til dokumentet

Det er flere grunner på grunn av hvor notatet kan gjøres. En prøve eller et unikt mønster for alle mulige tilfeller å gjøre, selvfølgelig, det er mulig. Men noen spesiell grunn til å kreve individuell tatt slags utstilling. Årsakene kan være svært forskjellige:

• blir sent til arbeid;
• fravær;
• unnlatelse av å oppfylle forpliktelser;
• konflikt mellom medlemmer;
• presentasjon av resultatene av revisjonen;
• kommunikasjon for informasjon om hans feil;
• en trussel til å utføre rutineoppgaver;
• Informasjon om uakseptabel oppførsel av den ansatte.

Årsakene er mange, og hver av dem krever en individuell tilnærming og spesifikk fortsetter. Etter å ha mottatt førstehånds informasjon, bør politimesteren undersøke den grundig og ta en informert beslutning. Det er ofte nødvendig å innhente ytterligere informasjon fra andre deltakere i problemet. De blir nødt til å sende inn til ledelse av sin avklaring på problemstillingene.

Hvis noen har noe brøt

Unormalt i produksjonsforholdene - er ikke uvanlig. Uten dem, arbeidsflyt og kommunikasjon mellom mennesker er umulig. Den vanligste intensjons overtredelse av arbeidskraft disiplin. Oppførselen til personell på arbeidsplassen er alltid tvetydig. Enhver avvikelse fra den vanlige normer vanligvis oppfattet som uhensiktsmessig og innebærer en passende straff. Ilegge en sanksjon skal ha rett til bare leder av bedriften, slik at resten av de ansatte, inkludert den nærmeste overordnede kan bare informere ham om hva som hadde skjedd, og for å tilby sin egen versjon av betydning for uaktsom kollega. Tegning slik memo algoritme som følger.

1. Navnet på tjenesten eller avdeling. Det er indikert i den øvre venstre delen av arket.
2. Destinasjon (av hodet). Indikert øverst til høyre.
3. Navnet på dokumentet. Skrevet under i store bokstaver med en rød linje.
4. Dokumentnummer.
5. utarbeide et sted.
6. Tittelen.
7. Teksten i dokumentet: Navn og posisjonen til lovbryteren, dato for brudd, type overtredelse, årsaken til hendelsen, forslaget til utvinning.
8. Posisjon, navn og underskrift av den ansatte som utarbeidet dokumentet.

Dersom skyldig kollega

En notat til den ansatte kan gjøres direkte veileder eller kollega. De vanligste årsakene til at det er gjort er negative: brudd, en forseelse, dårlig oppførsel. I dette tilfellet, har som mål notat for å etablere det faktum av hva som skjedde og hindre en gjentakelse av den typen i fremtiden. Etter å ha mottatt dokumentet, må lederen forstår situasjonen og ta en beslutning. I dette tilfelle, bestemmer den hvorvidt eller ikke pålagt en ansatt i den straff eller ikke. Hvis en negativ hendelse fant sted for første gang, kan vi begrense advarsel og oppbyggelig samtale. Hvis vedtatt i strid med systemet, vil det bli straffet i henhold til arbeidsmiljøloven. Hodet er forpliktet til å innføre visum, som vil bli spilt denne beslutningen. De ansatte rapportene utarbeides på arbeiderne og ved andre anledninger. For eksempel, Instituttleder har rett til å gjøre et notat til direktør for markedsføring for flittig underordnet jobb eller oppgave godt gjort. Prinsippet for forberedelse - det samme, er bare teksten positive.

Er det vanskelig å skrive et notat?

Lag et memo er ikke vanskelig. skriftlig prøve, hvis det er nødvendig, kan du alltids ta sekretæren. Gjennom hendene gått mange lignende dokumenter. Det viktigste er å tydelig forklare essensen av hva som skjedde. Etter å ha lest dette dokumentet, må lederen ha en klar idé om hva han ønsket å fortelle kompilatoren av "melding". Fakta skal beskrives i kronologisk rekkefølge, skritt for skritt, til en hel ruvet lyst og klart bilde. Det bør også huskes at (eller A5) for internt bruk stilling papir er vanligvis laget på en standard A4-format. Dersom opplysningene er gitt i den overordnede organisasjonen, bør teksten skrives ut på selskapets brevpapir. Et slikt dokument er helt nødvendig for å gi til underskrift av hodet. Som et resultat, vil det være undertegnet av to representanter fra bedriften: den første - komponistens, den andre - regissøren. Informasjon kan bekreftes av tilleggsinformasjon. De kan være forsynt med den grunnleggende dokument i form av nummererte vedlegg.

For å gjøre ting riktig

For informasjon for å bli hørt, må du vite hvordan du skal skrive et notat. Et slikt dokument generelt består av tre hoveddeler.

1. Grunnen var grunnen til å skrive dette notatet. Det er nødvendig å klart skissere situasjonen og liste opp alle de kjente fakta.
2. Ifølge tegnere om hva som skjer. Det er nødvendig å grundig analysere situasjonen og foreslå sin beslutning om å skape problemer.
3. Syntese terminal og spesifikke trinn.

Informasjonen skal være mulig å oppgi kort og tydelig, slik at når du leser adressaten ikke har mistet ideen. Ellers kan fakta feiltolkes, og avgjørelsen vil ikke bringe de ønskede resultater. I teksten er det ikke nødvendig å uttrykke sine fantasier, eller for å forvrenge virkeligheten. Denne teknikken er mot reglene. Hvis behovet oppstår, adressaten selv ta en interesse for tegnere til å forstå hva som skjedde og ta en endelig avgjørelse.

sekvens av handlinger

På eksempel er det mulig å vurdere det konkrete tilfellet av manglende oppfyllelse av sine plikter. En notat til ansatte er veileder for å gi forvaltningsselskapet. Til å begynne, er den ansatte får tid til å rette opp sine feil. Ellers, leder av den aktuelle tjenesten i nærvær av tre vitner i loven at arbeidstakeren ikke oppfyller oppgaven de foreslåtte datoer. Inntrengeren må da skrive en forklaring på grunn skjema med årsakene.

Den ansatte kan ikke gjøre dette. I dette tilfellet, mister han den siste muligheten til å forsvare seg. En forklarende memorandum sendes til leder for gjennomgang. Hans endelige avgjørelsen, uttrykker han i form av vedtak. Informasjonen kommer til personalavdelingen for utarbeidelse av en ordre for utvinning. Graden av straff bestemmes i samsvar med loven. Hvis lovbruddet var ganske alvorlig, og i tillegg til gjentatt, kan resultatet bli opphør av arbeidsforhold under den aktuelle artikkelen.