Elektroniske dokumenter mellom organisasjoner: hvordan virker det?

Elektronisk dokumenthåndtering (EDM) - en rask måte å dele informasjon basert på bruk av elektroniske dokumenter med virtuelle signaturer. Han har for lengst blitt anerkjent i de utviklede landene i verden som et effektivt verktøy for den operative virksomheten.

hjerte

Elektroniske dokumenter mellom organisasjoner - et sett av prosesser for å skape, behandling, administrasjon, overføring, anskaffelse, vedlikehold, bruk og destruksjon av dokumenter. Alle disse prosessene utføres etter å ha sjekket integritet og bekreftelse på mottak av dokumentene.

Regler dokumenter sirkulasjon mellom juridiske enheter utføres etter avtale mellom partene. Utveksling av informasjon skjer ved hjelp av teletjenester og dokumenter som er lagret på elektroniske medier. Holdbarhet for regnskapsopplysninger bør ikke overstige det som er angitt på lovgivende nivå.

Organisasjoner kan kommunisere med hverandre formelle og uformelle dokumenter med signaturer av deltakerne. I næringslivet kan dette omfatte: fakturaer, avtaler, fakturaer, kontrakter, avtaler, ordre, meldinger, fullmakter mv Informasjon kan overføres i form av tekst, tabellform og grafiske filer.

Formålet med innføringen av EDI

En forutsetning for innføring av EDI kan være:

• reduksjon av rutinearbeid;
• reduksjon av tap av dokumenter;
• "Transparent" jobbe med dokumenter;
• øke ytelsen disiplin - utlevering av dokumentene innen en viss tid, osv ...

Blant de kvantitative mål kan identifiseres som følger:

• Redusere tid å behandle dokumentet 10 ganger.
• Reduksjon av kontorkostnader i halvparten.

Elektroniske dokumenter mellom organisasjonene: Slik fungerer det

I samsvar med nasjonal lovgivning, er elektroniske dokumenter mellom organisasjonene gjennomføres med samtykke fra begge sider. For utveksling av data, er det nødvendig at alle deltakerne var koblet til utstyret av operatøren. Deretter må brukeren å sende en forespørsel om å legge til i listen over motparter. Etter bekreftelse system deltakerne kan kommunisere.

EDI-modulen må utføre følgende funksjoner:

• Be motparter å utveksle data.
• Generere en adressebok.
• Integrasjon med regnskap programvare som 1C.
• Signere og kryptere dokumenter.
• Struktur korrespondanse.
• Overvåke statusen til bokstavene.

Elektronisk dokument mellom organisasjoner gjennomført ved hjelp av sertifikater. Koble til en server og godkjenning utføres gjennom et personlig digitalt sertifikat. Elektronisk signatur er utstedt til hver bruker av systemet, lagres på elektroniske medier beskyttet og Token PIN-kode. Brukeren må oppgi innloggingspassordet til personlig kontor. Først etter at det vil få tilgang til sine dokumenter.

Initiere en utvekslingsprosess kan et hvilket som helst medlem av den organisasjon, som er koblet til systemet. Før du sender et dokument til en annen part, må den være signert med elektronisk signatur. Denne operasjonen utføres ved hjelp av "Crypto" -programmet. Dokumentet sendes via EDI. entreprenør arbeidstaker mottar melding om et nytt dokument. Hvis han aksepterer det, setter han også EDS. Hvis du ønsker å gjøre endringer i dokumentet, det skaper sin nye elektroniske versjonen. Ved ferdigstillelse av redigering du ønsker å lagre eventuelle endringer ved bruk av elektronisk signatur. Dokumentet sendes deretter til endringene i motpart. Der det er nødvendig for å gjøre elektronisk samsvarende informasjon.

Hvis du ønsker å igjen gjøre endringer, da hele prosedyren gjentas. Hvis krav til den nye versjonen ikke er til stede, er dokumentet respektert. Den endelige prøven anses å være undertegnet av to elektronisk signatur. Ce dokumentversjoner som er lagret på serveren og er tilgjengelig for visning. Når prøven er gitt status som gjeldende, til å endre dokumentet vil ikke fungere. Frustrert kontrakter gitt status "Avbrutt". Her er hvordan du gjør elektroniske dokumenter mellom organisasjoner.

utstyr

Det som trengs for elektroniske dokumenter mellom organisasjoner? For det første må du velge en tjenesteleverandør og installere spesiell programvare for å utveksle informasjon. For det andre, med hver motpart som organisasjonen har til hensikt å gjennomføre e-post, må du undertegne "Avtale om utveksling av elektroniske dokumenter."

Det er også nødvendig å etablere EDI-server på å lagre alle dokumentene. Det kan være så kundeutstyr, og "cloud" lagring. Tilgang til data fra utenfor systemet gjennom programmet, som er installert på utstyret organisasjonen. Maskin interaksjon med serveren er gjort over HTTP med valgfri SSL-kryptering 128. Tilgang til dokumenter utføres bare gjennom grensesnittet av søknaden og etter å ha passert godkjenning.

EDC-prosjektet

prosessautomasjon prosjekt kan vare fra noen måneder til flere år. Begrepet er direkte avhengig av antall prosesser som trenger automatisering, ressurs og finansiell kapasitet i organisasjonen. KORT-implementering EDC som følger:

• Opprettelse av en arbeidsgruppe.
• Dannelse av mål, tidsfrister og budsjett.
• Studiet av eksisterende prosesser.
• Utvikle en jobb.
• Vyrob EDI system.
• Signering av avtale om gjennomføringen av SED.
• Fastsettelse av reguleringen.
• Fylling av systemkataloger.
• opplæring av personalet.
• Gjennomføring av innledende tester.
• Publikasjonen på gjennomføringen av SED orden.
• Videreutvikling av programvare og arbeid regler.
• Lanseringen av pilotprosjektet.
• Fullskala overgang til EDI.

EDI implementeringsfeil

I prosessen med automatisering av dokumentene bør gis spesiell oppmerksomhet til de prosesser hvor loven krever tilstedeværelse av en papirbærer. Duplicate papirdokumenter elektronisk er umulig. Dette bremser betydelig ned prosessen med arbeid og føre til en negativ holdning til automatisering i hele prosessen. For gjennomføring av en dual arbeid ingen betaler.

I prosessen med å implementere det nye regelverket bør utvikles til å jobbe med dokumenter, lære opp ansatte, og bare da engasjere seg i full gjennomføring. Dette kan bare oppnås hvis å formidle til ansatte fordelene ved å bruke ny teknologi.

En annen populær feil - dårlig studie for å SED krav. Hvis brukere har til å arbeide i et konfigurert system, så prosessen EDI avviker fra det som ble vedtatt i organisasjonen.

Elektroniske dokumenter mellom organisasjoner: fordeler og ulemper

fordeler:

• Reduksjon å videresende originaldokumentene med post kostnader.
• Spar plass for lagring av dokumenter. Det er alt lagret i elektronisk form.
• Enkel å bruke. Sending av dokumentet utføres fra ett sted. En rask leting etter et dokument som holdes av status (sendes, mottas og akseptert av R. D.).
• Umiddelbar levering. All informasjon blir sendt til mottakeren i noen få sekunder.
• Dokumentet kan ikke gå tapt opp til utløpet av oppbevarings i systemet.

ulemper:

• For å bruke produktet må du kjøpe en lisens som koster penger.
• Kommunisere ofte bare mellom deltakerne i det samme systemet.
• Elektroniske dokumenter mellom organisasjoner i 1C eller ved hjelp av annen programvare skiller seg fra den tidligere brukte ordningen. Med innføringen av den nye algoritmen, alle ansatte har spørsmål om gjennomføringen av virksomheten.
• Teknisk utstyr. Før innføringen av EDI organisasjon trenger å kjøpe utstyr og forberede ansatte til å administrere det nye systemet.
• gyldigheten av disse EDM er utført ved hjelp av elektronisk signatur, er 1 år. Det er nødvendig å overvåke og raskt oppdatere sertifikatene. Det er også nødvendig å kontrollere handlingene til entreprenører sertifikater, for å unngå problemer med skatt.

rettslig regulering

Hva normative handlinger regulert elektroniske dokumenter mellom organisasjoner? Russisk lovgivning omfatter Federal Law №63 «On elektronisk signatur", gjelder reglene i dokumentene i Federal Tax Service er registrert i rekkefølgen av Finansdepartementet nummer MMV-7-2 / 168. Organisasjoner EDI mellom ordrer på grunnlag av Finans № 50n. Betingelser for primære regnskapsbilag utveksling i elektronisk format er foreskrevet i Federal Tax Service Order nummer MMV-7-6 / 36 @. Alle operatører i EDM prosessaktiviteter bør styres av Order of the Federal Tax Service № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektroniske dokumenter mellom organisasjoner "VLSI" gir kundene følgende fordeler:

• Kan sende dokumenter til en organisasjon som er registrert på territoriet til den russiske føderasjonen. Hvis motparten ikke er en part i "VLSI" system, den ansatte bare ta kontakt med en representant for organisasjonen, og vil sende det til e-post invitasjon til å delta i systemet. Umiddelbart etter bekreftelse utveksling av informasjon mellom deltakerne vil bli gjennomført uten mellomledd.
• Installere programvare på en datamaskin er ikke nødvendig. Nok til å ha en oppdatert versjon av nettleseren din og Internett-tilgang.
• Å arbeide med dataene trenger ikke et spesielt program. Hvis rapporten ble opprinnelig utarbeidet i tredjeparts programvare, for eksempel 1C, er det mulig å konfigurere integrasjon med "VLSI" system.
• Den standard form av dokumentet er ikke satt. Du kan sende tekst, regnearkfiler, bilder og så videre. D.

SKB "Kontur"

En av de første programvareutviklere i Russland er også engasjert i levering av utstyr, der de elektroniske dokumenter mellom organisasjoner. "Contour" DiaDoc utviklet et system der utveksling av elektroniske dokumenter. Et trekk ved systemet er at tilgang til dataene kan fås i utlandet. For dette formålet har selskapet utviklet i roaming tariffer. Dersom det er ønskelig, mono tilgang til data via API.

Hva trenger du?

For å koble EDI, bedrifter trenger å kjøpe:

• lisensiert programvare;
• server;
• oppgradere utstyr;
• lære opp ansatte;
• tilpasse og integrere ECM for bruk med interne programmer.

Slike investeringer må gjennomføre for å koble det elektroniske dokumentet mellom organisasjonen? Inkludering i kostnadene for å konsultere teknisk støtte og programvareoppdateringer SED - den andre fasen av investeringen. Disse kostnadene vil måtte betale månedlig.

konklusjon

Å erstatte papirbaserte e-posten kommer. Det reduserer ikke bare kostnadene av organisasjonen for å gjennomføre prosessene, men øker også effektiviteten av virksomheten som helhet. Til EDI hell fungerer, må du tydelig formulere mål og implementering av systemet for å justere utstyret riktig.